Uusi vuosi Marathonissa - Uusi rajapinta

---

Tämän ohjeen ensimmäisessä osassa kerromme, miten uusi tilivuosi avataan Marathonissa. Toiseen osaan olemme koonneet muutamia tavallisia kysymyksiä, joita vuoden vaihtamisen yhteydessä saamme.

Uuden vuoden avaaminen

On kolme asiaa, jotka on tehtävä uuden vuoden avaamisen yhteydessä:

• Perustaa uusi tilivuosi
• Uusi taulukko ei-pankkipäiville ja
• Uusi kalenteri aikaraportointiin

Uusi tilivuosi Marathonissa

Uusi vuosi avataan ohjelmassa Taloushallinto/Backoffice/TIlivuosi ja kaudet.

1. Klikkaa painiketta Uusi ja tarkista, että ehdotetut alku- ja loppukaudet täsmäävät. Loppukauden voi muuttaa, esimerkiksi tilikauden pidentämisen yhteydessä.
2. Valitse, jos haluat automaattisen edellisen vuoden alkusaldon päivityksen kohdassa ”Päivitä alkusaldo aina kun edelliselle vuodelle tulee tapahtuma”. Suosittelemme, että tämä ruutu on aina rastitettu.
3. Tallenna

Kun uusi vuosi tallennetaan, alkusaldojen lisäksi siihen siirtyy myös jaksotukset, tilikartta, kustannuspaikat, tulosyksiköt, dimensiot, automaattitiliöinnit, automaattijaot, kustannusarviopohjat, raporttimallit, tositemallit, tiliöintimallit, alv-luokat sekä tositesarjat. Mahdolliset siirtovirheet näkyvät virhelistalla, mutta pelkkinä varoituksina.

Puuttuvat tilit, kustannuspaikat ja tulosyksiköt avataan automaattisesti uudessa vuodessa. Jos tileille, joilla ei pitäisi olla yhteys kustannuspaikkoihin tai tulosyksikköihin, kuitenkin on kertynyt loppusaldoa ko. yhdistelmällä, ne poistetaan tililtä. Mahdollinen loppusaldo tileillä, joilla pitäisi olla yhteys kustannuspaikkaan tai tulosyksikköön, mutta ei ole, siirtyy uuteen vuoteen ilman yhteyttä.

Esimerkki varoituksesta vuoden vaihdon yhteydessä:

Tässä tapauksessa saldo tilitä 1220 siirtyy uuteen vuoteen, mutta ilman yhteyttä kustannuspaikkaan.

Korjauksen jälkeen voit tehdä uuden siirron. Se tehdään ohjelmassa Taloushallinto/Backoffice/Tilivuosi ja kaudet toiminnolla Päivitä alkusaldot.

Pankkipäivät

Päivitä ei-pankkipäivät ohjelmassa Taloushallinto/Backoffice/Perusrekisterit/ Ostoreskontra Pankit suljettu, jota olet luomassa sekä sitä seuraavalle vuodelle, jotta automaattiset maksut toimisivat.

Jos Yritys yleiselle taulukolle ei-pankkipäivistä on ilmoitettuna ohjelmassa Taloushallin-to/Backoffice/Perusrekisterit/Ostoreskontra/Parametrit, välilehdellä Muuta, päivät on ilmoitettava siinä yrityksessä.

1. Valitse UUSI, ilmoita vuosi ja OK.
2. Standardipäivät haetaan, tee mahdolliset muutokset.
3. Tallenna

Kalendaariot

Kalendaariot avataan ohjelmassa Projektit/Backoffice/Perusrekisterit/Kalendaario,

1. Valitse Uusi ja luo kalendaario uudelle vuodelle, sama numero ja nimi kuin edellisenä vuotena (muuten on kalendaario muutettava työntekijärekisterissä Projektit/Backoffice/Perusrekisterit/Työntekijät) Esimerkki: jos täysiaikakalenterinne numero tänä vuonna on 1, sen pitää olla 1 myös tulevana vuotena.
2. Ilmoita työajan mitta päivää kohti välilehdellä Tuntia/Pvä
3. Välilehdellä Työpäivät voit hakea standardikalenterin klikkaamalla Hae standardi. Työpäivä ilmoitetaan kahden desimaalin luvulla. Kokonainen työpäivä on 1,00, puoli päivää 0,50 ja vapaapäivä 0,00. Näin voi siis avata eri almanakkoja eri työajoille. Ohjelma näyttää oletuksena vapaat päivät sen maan standardin mukaan, jossa yrityksesi on. Tarkista kalendaarionumerot huolellisesti. Voit myös kopiointipainikkeen avulla kopioida työpäiviä toisesta (saman vuoden) kalenterista. Kopioinnin jälkeen, vaihda tunnit/pvä ja nimi.
4. Tallenna valmis kalenteri.

Tavalliset kysymykset

» Mitä vaihtoehto ”Päivitä alkusaldo aina kun edelliselle vuodelle tulee tapahtuma” tarkoittaa?

Jos rastitat sen, sama parametri aktivoituu ohjelmassa Taloushallinto/Backoffice/Perusrekisterit/ Kirjanpito/Parametrit, välilehdellä Rekisteröinti.

Se tarkoittaa sitä, että uuden vuoden alkusaldo päivittyy joka kerta, kun edellisellä vuodella rekisteröidään tapahtuma. Näin vältyt manuaaliselta päivitykseltä, sillä aikaa, kun työskentelet kahdessa tilivuodessa rinnakkaisesti.

Huomioi, että automaattinen päivitys pelkästään koskee alkusaldoja ja jaksotuksia. Muut muutokset vanhassa vuodessa kuten tilit, kustannuspaikat, ym, päivitetään manuaalisesti toiminnalla Päivitä alkusaldot, joka löytyy ohjelmasta Taloushallinta/Backoffice/Tilivuosi ja kaudet. Jos olet jo rekisteröinyt tapahtumia edelliseen vuoteen ja sen jälkeen valitset automaattipäivityksen, ne on päivitettävä erikseen ko. toiminnalla.

Jos et rastita vaihtoehtoa ”Päivitä alkusaldo aina kun edelliselle vuodelle tulee tapahtuma”, kaikki tapahtumat, jotka rekisteröidään edelliseen vuoteen, on päivitettävä manuaalisesti niin kauan, kun työskentelet kahdessa tilivuodessa rinnakkaisesti. Alkusaldot päivitetään ohjelmassa Taloushallinta/Backoffice/Tilivuosi ja kaudet. Valitse vuosi ja klikkaa Päivitä alkusaldot. Rastita tiedot, jotka haluat päivittää ja klikkaa Käynnistä. Jos tietoja on yleisyrityksessä, ne näkyvät suluissa. Vaihda yritystä ja tee ensin päivitys yleisyrityksessä.

» Minulla on parametri ”Päivitä alkusaldo aina kun edelliselle vuodelle tulee tapahtuma” aktivoituna, mutta kun rekisteröin uusia tilejä edelliselle vuodelle en näe niitä uudessa vuodessa?

Automaattinen päivitys koskee vain alkusaldoja ja jaksotuksia. Muut muutokset vanhassa vuodessa kuten tilit, kustannuspaikat, ym., päivitetään manuaalisesti toiminnalla Päivitä alkusaldot, joka löytyy ohjelmasta Taloushallinto/Backoffice/ Tilivuosi ja kaudet.

» En rastittanut parametria ”Päivitä alkusaldo aina kun edelliselle vuodelle tulee tapahtuma” kun avasin uuden vuoden. Voinko muuttaa sitä jälkikäteen?

Kyllä, rastita parametri Taloushallinto/Backoffice/Perusrekisterit/Kirjanpito/Parametrit, välilehdellä Rekisteröinti. Jos olet jo rekisteröinyt tapahtumia edelliseen vuoteen, ne on päivitettävä manuaalisesti ohjelmassa Taloushallinto: Tilivuosi ja kaudet. Valitse vuosi, jonka päivität ja klikkaa toimintoa Päivitä alkusaldot.

» Saan herjan ”Ei voinut tallentaa: Avaa ensin uusi vuosi yrityksessä, jossa on yleinen tilikartta”/"Avaa ensin uusi vuosi yrityksessä, jossa on yleinen raporttigeneraattori" kun yritän tallentaa uutta tilivuotta?

Yrityksesi voi olla kytkettynä yleisyritykseen, jossa on keskeinen tilikartta ja raporttigeneraattori. Siinä tapauksessa uusi tilivuosi on ensin avattava siinä; oman yrityksen tilivuotta ei muuten pysty tallentamaan. Vaihda yritystä hammaspyörän alta ja avaa uusi tilivuosi yleisyrityksessä (esimerkissämme yritys CM01).

» Saan herjan ”Ei voinut tallentaa: Tili edellisen vuoden tulokselle puuttuu Perusrekistereissä/Kp/Parametrit”?

Tili edellisen vuoden tulokselle on oltava rekisteröitynä ohjelmassa Taloushallinto/Backoffice/ Perusrekisterit/Kirjanpito/Parametrit; avaa vuosi ja ilmoita tili

» Saan herjan ”Ei voinut tallentaa: Tili edellisen vuoden tulokselle puuttuu tilikartasta”?

Taloushallinto/Backoffice/Perusrekisterit/Kirjanpito/Parametrit, välilehdeltä Muuta, on ilmoitettu tili kenttään ”Tili edellisen vuoden tulokselle”. Tiliä ei kuitenkaan ole tilikartassa. Ilmoita tili tähän tai hae toinen tili tilikartasta

» Voinko poistaa avatun tilivuoden?

Avaa viimeinen vuosi ja klikkaa toimintoa Poista. Käynnistä Marathon uudelleen.

» Aikaraportissa on vihreitä päivä, vaikkei tunteja ole raportoitu

Kalenteria uudelle vuodelle ei olla luotu. Ks. kappale Kalendaario,