Nytt år i Marathon - Nytt grensesnitt

---

Nedenfor følger en beskrivelse om å bytte regnskapsår i Marathon. De to første sidene er selve beskrivelsen, deretter følger svar på vanlige spørsmål som kan oppstå ved opprettelsen.

Skape nytt år

Tre ting måtte gjøres;

• Skape nytt regnskapsår
• Oppdatere tabellen for bankfrie dager
• Gjøre kalendarium for medarbeiderne sine timeføringskrav

Nytt regnskapsår i Marathon

Nytt år opprettes i Økonomi/Backoffice/Regnskapsår og perioder.

1. Klikk på funksjonen Ny og kontroller at de foreslåtte start – og sluttdatoene er korrekte. Dersom sluttperioden skal være en annen, kan du skrive over den, f.eks. ved forlengning av et regnskapsår.
2. Velg hvis IB fra foregående år skal oppdateres automatisk med alternativet «Oppdater IB ved nye transaksjoner i tidligere år».
3. Klikk på Lagre.

Da det nye året lagres gjøres samtidig en overføring av IB, periodiseringer, kontoplan, kostnadssteder, kostnadsbærere, dimensjoner, automatkonteringer, budsjettmaler, rapportmaler, bilagsmaler, konteringsmaler, mva-klasser og bilagsserier fra foregående år til det nye. Eventuelle feil vises på en feilrapport, men kun som advarsler. Konto, kostnadssted eller kostnadsbærer som mangler opprettes i det nye året. Kon-toer, som ikke skal ha kostnadssted/-bærer, men der det finnes en utgående balanse i foregående år på en slik kombinasjon, rettes ved at fjerne kostnadsstedet/-bæreren. Utgående balanse på kontoer som krever kostnadssted, der det ikke eksisterer, over-fores uten dem. En advarsel ved opprettelse av nytt år kan se ut så her:

I eksempelet oven overføres saldoen på konto 1220 til det nye året, men uten kopling til kostnadssted. Etter korrigering kan man gjøre en ny overføring. En ny overføring gjøres i Økono-mi/Backoffice/Regnskapsår og perioder ved å markere året og klikke på Oppdater IB.

Bankfrie dager

For at automatiske betalinger skulle fungere må du angi hvilke dager som er bankfrie (helligdager) i Økonomi/Backoffice/Grunnregister/ Leverandørreskontro /Bankfrie da-ger for året du oppretter og året deretter. Dersom Firma for sentral bankfrie dager-tabell er angitt i Grunnregis-ter/LEV/Parametere, måtte dagene oppdateres i det firmaet

1. Velg NY, angi år og trykk OK
2. Standarddager hentes inn, kontroller og gjør endringer ved behov
3. Klikk på Lagre

Kalendarium

I Prosjekt/Backoffice/Grunnregister/Kalendarium opprettes kalendarier for forskjellige arbeidstidsmål.

1. Velg Ny og skriv inn året, samme kalendarienummer som tidligere og navn (hvis ikke, må kalendarienummeret endres på medarbeideren i Prosjekt/Backoffice/Grunnregister/Medarbeidere). Eksempel: Dersom heltidskalenderen deres for inneværende år er 1, må den også for neste år ha nummer 1.
2. Skriv inn antallet timer som er kravet per dag ved Timer/dag og tast Enter.
3. Gå til fliken Arbeidsdager og hent standardhelligdager ved å klikke på Hent standard. Arbeidsdager skrives arbeidsdagen som et tall med to desimaler. En hel arbeidsdag skrives 1,00, en halv dag som 0,50 og ledig dag som 0,00. Man kan på så vis opprette forskjellige almanakker som motsvarer forskjellige arbeidstider. Programmet viser fra begynnelsen 0,00 for frie dager ifølge det land, som firmaet er i. Kontroller dag for dag for alle kalendarienummer.
4. Med knappen KOPIER FRA kan arbeidsdager kopieres inn fra et annet kalendarium for samme år. Husk, å endre timer per dag og navnet.
5. Lagre

Vanlige spørsmål

» Hva innebær alternativet ”Oppdater IB ved nye transaksjoner i tidligere år” da jeg oppretter nytt regnskapsår?

Hvis den er avkrysset, gjelder samme parameter i Økonomi/Backoffice/Grunnregister/ Bokføring/Parameterer i fliken Registrering

Parameteren innebær at IB blir oppdatert hver gang en ny transaksjon registreres i foregående år. På den måten trenger man ikke å oppdatere IB da man arbeider parallelt med to regnskapsår, uten det skjer automatisk.

endringer i foregående år så som kontoer, kostnadssteder/-bærere, osv. må oppdateres manuelt med funksjonen Oppdater IB som finnes i Økonomi/Backoffice/Regnskapsår og perioder. Dersom du aktiverer automatisk oppdatering etter det at transaksjoner blitt registrerte i foregående år, må du oppdatere disse poster manuelt med funksjonen Oppdater IB.

Hvis du ikke avkrysser alternativet ”Oppdater IB ved nye transaksjoner i tidligere år” da du oppretter nytt regnskapsår, må du oppdatere IB manuelt under tiden du arbeider parallelt med to regnskapsår. IB oppdateres i Økonomi/Backoffice/Regnskapsår og perioder. Marker året og klikk på funksjonen Oppdater IB. Avkryss det du vil oppdatere og klikk på Starte. I parentes vises også de opplysninger som ligger i det sentrale firmaet, hvis sådant finnes. Bytt i så fall firma og gjør en oppdatering av disse poster der.

» Jeg har parameteren ”Oppdater IB ved nye transaksjoner i tidligere år” aktivert, men da jeg registrerer nye kontoer i foregående år kan jeg ikke se dem i det nye året?

Den automatiske oppdateringen gjelder kun IB og periodiseringer. Andre endringer i foregående år så som kontoer, kostnadssteder/-bærere, osv. må oppdateres manuelt med funksjonen Oppdater IB som finnes i Økonomi/Backoffice/Regnskapsår og perioder.

» Jeg avkryssede ikke alternativet ”Oppdater IB ved nye transaksjoner i tidligere år” da jeg la opp et nyt år. Kan jeg angre det?

Ja, du kan avkrysse parameteren i Økonomi/Backoffice/Grunnregister/Bokføring /Parameterer i fliken Registrering. Husk, at alle transaksjoner som ble gjort før parameteren aktivertes må oppdateres manuelt i Økonomi/Backoffice/Regnskapsår og perioder. Marker året som du vil oppdatere og klikk på Oppdater IB.

»» Jeg får melding ”Klarte ikke å lagre: Nytt år må opprettes i firma for sentral kontoplan først”/"Nytt år må først opprettes i firma for sentral rapportgenerator" da jeg vil lagre det nye regnskapsåret?

Et firma kan være koplet til ett annet firma sin kontoplan og rapportgenerator. Hvis det er så, må det nye regnskapsåret først skapes i det firmaet. Du får da denne melding når du skal lagre året i det egne firmaet. Bytt firma under tannhjulet og skap nytt år i firmaet for sentral kontoplan og rapportgenerator (i dette fall firma CM01).

» Jeg får melding ”Klarte ikke å lagre: Konto for resultatet til foregående år mangler i Grunnreg/Bok/Parametrer”?

Konto for foregående års resultat må finnes i Økonomi/ Backoffice/Grunnregister/Bokføring /Parameterer, åpne året og angi den i fliken Øvrigt

» Jeg får melding ”Klarte ikke å lagre: Konto for resultatet til foregående år mangler i kontoplanen”?

Der finnes en konto i Økonomi/Backoffice/Grunnregister/Bokføring /Parametrer, fliken Øvrigt, vid ” Konto for foregående års resultat” som ikke er med i kontoplanen. Opprett kontoen eller velg en annen konto fra kontoplanen.

» Jeg opprettede et nyt regnskapsår som jeg nu vil slette. Hvordan gjør jeg?

Åpne det seneste året og klikk på funksjonen Slett. Gjenstart Marathon.

» Det er grønt i timeføringen, men ingen timer er rapporterte?

Et nyt kalendarium må skapes for det nye året, se stykket Kalendarium i denne manual.