New year 2016 545

Nedan följer en beskrivning på hur du skapar ett nytt år i Marathon. De två första sidorna ska ses som själva beskrivningen, därefter följer svar på vanliga frågor som kan uppstå vid upplägget.

Nytt år i Marathon

Nytt år läggs upp i Backoffice/Bokföring/Bokföringsår och perioder. Klicka på knappen Ny och kontrollera så att de föreslagna start- och slutperioderna stämmer. Om slutperioden ska vara en annan, exempelvis vid förlängning av ett bokföringsår, så kan den skrivas över. Välj om IB från föregående år ska uppdateras automatiskt genom att kryssa i eller kryssa ur rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år”. Klicka på Spara.

När det nya året sparas görs samtidigt en överföring av IB, periodiseringar, kontoplan, kostnadsställen, kostnadsbärare, dimensioner, automatkonteringar, automatfördelningar, budgetmallar, rapportmallar, verifikationsmallar, konteringsmallar, momsklasser och verifikationsserier från föregående år till det nya året. Eventuella fel visas på en felrapport, men endast som varningar. Konto, kostnadsställe, kostnadsbärare som saknas läggs upp i det nya året. Konton som inte ska ha kostnadsställe/-bärare, men där det finns en utgående balans i föregående år på sådan kombination, rättas till genom att kostnadsställe/-bärare tas bort. Utgående balans på konton som kräver kostnadsställe/-bärare där detta saknas förs över utan.

En varning vid upplägg av nytt år kan se ut såhär:

I exemplet ovan förs saldot på konto 1220 över till det nya året, men utan koppling till kostnadsställe.

Vill man så kan man åtgärda de fel som rapporteras på listan och göra en ny överföring. En ny överföring görs i Bokföringsår och period genom att man markerar året och klickar på knappen Uppdatera IB.

Notiser

Om man valt att IB i föregående år ska uppdateras automatiskt (se föregående sida) så skapas en notis om någon transaktion inte kan uppdateras till bokföringen. Notisen visas längst ned i Marathonfönstret genom en klickbar länk.

Man kan också välja att få notiser skickade via e-post. Det ställs in under kugghjulet → Inställningar i fliken Notiser.

Åtgärda felet och bekräfta notisen, så försvinner den från listan.

Bankfria dagar

För att automatiska betalningar ska veta vilka dagar som är bankfria (d.v.s. helgdagar) måste Basregister/Lev/Bankfria dagar för innevarande år och nästföljande år (2016 och 2017) uppdateras.

Kalendarium

I Basregister/Pro/Kalendarium läggs kalendarier för olika arbetstidsmått upp. Välj ny och fyll i år 2016. Samma kalendarienummer och namn som tidigare bör användas (om inte måste kalendarienumret på medarbetaren i Basregister/Pro/Medarbetare ändras). Fyll i arbetstidskravet per dag i fältet Tim/dag och tryck Enter.

Under fliken Arbetsdagar kan man hämta standardhelgdagar genom att klicka på Hämta standard. Arbetsdagen uttrycks som ett tal med två decimaler. Hel arbetsdag uttrycks som 1,00, halvdag som 0,50 och ledig dag som 0,00. Man kan på så vis lägga upp olika kalendarier som svarar mot olika arbetstider. Programmet visar redan från början 0,00 för lediga dagar enligt standard för företagets land. Kontrollera dag för dag för alla kalendarienummer.

Genom knappen Kopiera från kan arbetsdagar kopieras in från ett annat kalendarium från samma år. Timmar per dag och namnet måste därefter ändras.

Vanliga frågor

» Vad innebär det om jag kryssar i alternativt kryssar ur rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år” när jag lägger upp ett nytt år?

Är den ikryssad sätts samma parameter i Basregister/Bok/Parametrar i fliken Registrering.

Parametern innebär att IB uppdateras varje gång en ny transaktion registreras i föregående år. På så vis behöver inte IB uppdateras manuellt när man jobbar parallellt med två bokföringsår, utan det sköts automatiskt. Skulle en IB post inte kunna uppdateras så skapas en notis med information om orsaken. Notisen kan nås via länken längst ned i Marathonfönstret.

I tillägg till det kan man även välja att få notisen skickad per e-post. Inställningen görs under kuggjulet → Inställningar i fliken Notiser.

Observera att den automatiska uppdateringen endast gäller IB och periodiseringar. Övriga ändringar i föregående år, som konton, kostnadsställen/-bärare o s v uppdateras manuellt med knappen Uppdatera IB som finns i Bokföring/Bokföringsår och perioder. Om automatisk uppdatering slås på efter att transaktioner registrerats i föregående år måste dessa poster uppdateras manuellt med Uppdatera IB.

Väljer man att inte kryssa för rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år” när man skapar ett nytt år, och därmed att inte slå på parametern, så måste IB från föregående år uppdateras manuellt om man jobbar parallellt med två bokföringsår. IB uppdateras i Backoffice/Bokföring/Bokföringsår och perioder. Markera året, och klicka på knappen Uppdatera IB. Kryssa för de uppgifter du vill uppdatera, och klicka på Starta. I parentes visas även de uppgifter som ligger i det centrala företaget om sådant finns. Byt i så fall företag under kugghjulet och gör en uppdatering av dessa poster där.

» Jag har parametern ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år”påslagen, men när jag registrerar nya konton i föregående år så syns de inte i det nya året?

Den automatiska uppdateringen gäller endast IB och periodiseringar. Övriga ändringar i föregående år, som konton, kostnadsställen/-bärare o s v uppdateras manuellt med knappen Uppdatera IB som finns i Bokföring/Bokföringsår och perioder.

» Jag kryssade inte i rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år” när jag la upp ett nytt år. Kan jag ångra mig?

Ja, du kan kryssa i parametern i Basregister/Bok/Parametrar i fliken Registrering. Observera att alla transaktioner som gjorts innan parametern slås på måste uppdateras manuellt i Backoffice/Bokföring/Bokföringsår och perioder. Markera året du vill uppdatera och klicka på knappen Uppdatera IB.

» Jag får meddelandet ”Kunde ej spara: Nytt år måste läggas upp i företag för central kontoplan först” när jag ska spara mitt nya bokföringsår?

Ett företag kan vara kopplat till ett annat företags kontoplan och rapportgenerator. Om så är fallet, måste nytt år skapas i det företaget först. Ett meddelande om detta ges när man försöker spara det nya året i det egna företaget. Byt då företag under kugghjulet och skapa nytt år i företaget för central kontoplan och rapportgenerator först (i det här fallet företag ZZ).

» Jag får meddelandet ”Kunde ej spara: Konto för föregående års resultat saknas i Basregister/Bok/Parametrar”?

Tidigare i Marathon kunde konto för föregående års resultat uteslutas från parametrarna, då visades det på konto 2999. Nu måste kontot finnas. Lägg upp kontot i Basregister/Bok/Konton, och lägg in det i Basregister/Bok/Parametrar fliken Övrigt, vid ”Konto för föregående års resultat”. Kontot behöver inte vara 2999.

» Jag får meddelandet ”Kunde ej spara: Konto för föregående års resultat saknas i kontoplanen”?

Det finns ett konto i Basregister/Bok/Parametrar fliken Övrigt, vid ”Konto för föregående års resultat”, som inte finns i kontoplanen. Lägg upp kontot i Basregister/Bok/Konton eller välj ett annat konto från kontoplanen.

» Jag la upp ett nytt år som jag nu vill radera. Hur gör jag?

Öppna det senaste året, och klicka på knappen Radera.

» Hur byter jag år i Classic?

I Classic byter man år med F8 och bokstaven B.