Godkendelse af bilag
| Published | 2022-05-18 |
|---|---|
| Module | Økonomi |
| Version | 546W2204 |
| Revision | 0 |
| Case number | CORE-3351 |
Godkendelse af bilag, generel oversigt
Manuelt registrerede bilag (i BOG/Bilag) på konti med Godkendelse = Ja sætter igang godkendelsesprocessen for bilag. Det er ikke mulig at:
1) have godkendelse=Ja på konto med integration eller
2) skabe et bilag med en konto som haver godkendelse =Ja og en anden med integration.
Hvornår du gemmer et bilag der kræver godkendelse, bogføres bilaget ikke automatisk. Det bliver istedet til en planlagt kontering uden bilagsnummer (og mærket med *Præliminært* i bilagslisten)
Hvornår et nyt bilag med godkendelse gemmes gøres samme valideringer på konti, omkostningssteder mm, som idag.
Bilaget valideres en gang til ved bogføringen, for at sikkerstille at ingen forandriger er sket siden den planlagte bilag blev skabt.
At åbne et parkeret bilag er detsamme som at åbne et bogført bilag. Godkendere kan skiftes/redigeres indtil at bilaget er blevet bogført.
Godkendere med adgang kan godkende et bilag.
Da den sidste nødvendige godkendelsen er gjord bogføres bilaget automatisk.
Forberedelser
Basisregister | BOG | Parameterer
Her registreres fra og med-beløb og antal godkendelser
I oven eksempel kræver systemet én godkendere for konteringer med beløb mellem 1- 99 999 og to godkendere ved højere beløb.
For at aktivere godkendelsesprocessen skal mindst den første linie have indehold, Minimum er 1 og 1.
Basisregister | BOG | Konti
Afkryds feltet på kontoen , dersom kontering på den kræver godkendelse
System | Adgang
Adgang for at godkende: Bogføring/Bilag/Godkendelse
Godkendelsesprocessen
Ved skabande av nyt bilag findes et nyt felt "Godkendere", der man kan angive godkendere.
En notifikation sendes ud til de valgte godkendere
Den, der skabte den planlagte kontering kan åbne bilaget og ændre godkendere og regnskabsdato.
Hvornår bilaget gemmes vises det sammen med antal godkendere.
Godkenderen validerer og godkenner/afviser bilaget ved at åbne bilaget og klikke på knappen GODKENDELSE, der åbner en pop-up for alternativer.
Ved GEM lukkes bilaget. Hvis godkendelsen er den sidste der kræves, bliver bilaget bogført og får et nummer.
Godkendere kan ændre godkendelsen ved at åbne bilaget og gøre samme procese på nyt. En ny validering og bogføring gøres.
"Planlagte" bilag separeres fra bogførte ved at ikke have nummer, uden er mærkede med *Planlagt*
To nye kolonner viser godkendelsestatus og godkendere tilbage.
Godkendelseskolonnnen viser Godkendelsstatus, godkenderens brugerkoder og dato for godkendelsen.
Ny knapp SLET kan bruges for at rydde op forkerte bilag, der ikke skal bogføres.
Korrektioner på et bilag, der kræver godkendelse, kan kun laves på et nyt bilagsnummer.
Det indebærer at hvornår man korrigerer et bilag er det ikke mulig at fjerne krydset fra feltet.
