Attest av tidsrapporter

---

Generelt

Attestering av tidsrapporter kan eksempelvis anvendes av avdelingssjefer for å attestere tidsrapportene til medarbeiderne sine. Det er mulig å innstille systemet slik at bare attesterte tidsrapporter oppdateres.

Å komme i gang

Sett autorisasjonene slik at attestantene har tilgang til Attest av tidsrapporter. Dette gjøres i autorisasjonsmatrisen i System/Autorisasjon under Prosjektregnskap/Registrering/Attest av timerapporter og Overvåke tidsrapporter. Sett følgende parametere i Grunnregister/PRO/Parametere:

Attest av tidsrapport per	Velg om attesten skal være per gruppe eller per arbeidslag. Dager rapportert, men ikke godkjent
Attest Skill ut arbeidskoder	Her kan du sortere ut enkelte honorarkoder som skal vises i egne kolonner i overvåkningslisten.
Attest Oppdater bare godkjente dager	Hvis du oppdaterer tidsrapporter manuelt, kan du gjøre en innstilling om at bare godkjente tidsrapporter kan oppdateres.

Autorisasjon

Oppgi hvilken eller hvilke grupper/arbeidsgrupper brukeren skal være autorisert til å attestere i Grunnregister/Generelt/Brukere, flik Attest. I eksempelet neden er Gruppe valgt i parametrene

Et kryss i feltet Alle betyr at alle medarbeidere, uansett gruppe eller arbeidsgruppe, kan velges.

I programmet Attest av tidsrapporter kan attestanten deretter velge gruppe/arbeidsteam. Bare de gruppene som attestanten har autorisasjon til vises. Attest av en brukers tidsrapport kan også delegeres til attestantens nærmeste overordnede. Nærmeste overordnede velges i Brukerregisteret, under fanen Øvrigt.

Attest av tidsrapporter

Attest av tidsrapporter ligger under Prosjekt. Angi år og måned i feltet Måned, ellers syns ikke medarbeiderne i listen. Hvis en ansatt har en kalender som starter senere enn den valgte måneden, vil den ansatte ikke vises i listen, selv om det er rapportert tid uten rapporteringskrav.

Kolonnene viser følgende:

Ubehandlede dager	Dager som er rapporterte men ikke attesterte
Ikke rapporterte dager	Antall dager som ikke er ferdigrapporterte, dvs. ikke oppfyller kravet eller er ferdigmarkert
Godkjente dager	Dager som er attesterte og godkjente
Ikke godkjente dager	Dager som er attesterte med ”ikke godkjent”
Endret dag finnes	Indikerer at en dag har endrets etter at den blitt attestert
Nærmeste overordnet	Viser nærmeste overordnet, som kan attestere

Øvrige funksjoner:

Påminn tidsrapportører	Ett mail sendes til tidsrapportørene med ikke godkjente dager
Utskrift	Tidsrapporter kan skrives ut. For dette kreves en særskilt utskriftsmal,Kontakt Kalin Setterberg for mer informasjon
Avstemming	En overblikk over alle kalendarier til medarbeidere. Samme liste som i Prosjekter: Rapporter/Avstemming Tid.

Titt på en tidsrapport

Marker en medarbeider og klikk på Åpne for å se hvordan hun/han har rapportert. Da vises følgende:

Kolonnene oven henter informasjon fra følgende:

Eksterne prosjekter	Prosjekter prosjektsort E (ekstern), G (gruppefelles) og J (spekulasjon)
Interne prosjekter	Prosjekter med prosjektsort I (intern)
Interntid	Kostnadskategori 90 (ikke prosjektrelatert)
Sykdom	Kostnadskategori 96
Ferie	Kostnadskategori 93
Øvrig fravær	Kostnadskategori 91, 92, 94, 95, 97 og 98
Totalt	Viser totalt antall rapporterte timer
Kalendarium	Viser rapporteringskravet for medarbeideren
Attest	Viser hvilke dager som er behandlede dvs. godkjente eller ikke godkjente. Feltet er markert med brukere og tid for attest.
Kommentar	Mulighet att skrive en kommentar ved attest.

Du kan åpne en enkelt dag for å se på hvilke prosjekter og arbeidskoder timene er rapporterte på.

Attestering

Du kan attestere enkelte dage ved å markere dem og bruke Attester dager, eller en hel måned med knappen Attester måned. I begge fallen vises følgende felt, der du kan godkjenne eller underkjenne en dag og skrive kommentar.

I en åpen tidsrapport for en dag kan du kun attestere den dagen. En dag som ikke har blitt godkjent markeres med et kryss i Marathon Tid:

Meld medarbeideren

Du kan sende e-post til medarbeidere som har ikke godkjente dager. Klikk på feltet Påminn tidsrapportører i listen med alle medarbeidere.

Utskrift

Med knappen Utskrift kan du skrive ut en liste med alle tidsrapporter for valgt måned og gruppe. Husk på at du trenger en utskriftsmal for dette- kontakt Kalin Setterberg for å bestille en.

Endringer

Dersom en medarbeidere endrer i tidsrapporten sin på en allerede attestert dag vises det på to måter. Det ene er et rødt kryss i kolonnen Endret dag finnes.

Det andre er en rød tekst i Attest -kolonnen i medarbeideren sin tidsrapport.

Attestovervåking tidsrapporter

I Attestovervåking tidsrapporter kan økonomiavdelingen overvåke attesteringen av tidsrapporter. Foruten de funksjoner som er beskrevet under Attest av tidsrapporter finnes følgende:

Påminn attestanter	Sender et nyt påminnelsesmail til attestanter som har ubehandlede dager i perioden. Velg med et kryss pr. rad/attestant, hvilke som skal påminnes. Alle attestanter er avkryssede som standard.