Registrering kunder og prosjekter

From Marathon Documentation
Revision as of 10:59, 1 February 2016 by TR (talk | contribs) (Created page with "Dersom prosjekter på samme kunde skal faktureres til forskjellige adresser bør en fakturakunde opprettes. På den måten anvendes forskjellige kundenummer for samme kunde i...")

Jump to: navigation, search


Registrering kunder

Kunder registreres i System: Grunnregister/Pro/Kunder-Prosjekter. Dersom systemet er innstilt for kundeopprettelse i Prosjekter: Frågor kan kunder også registreres der. De felt som skal være aktive i opprettelsen bestemmes i System: Grunnregister/Pro/Paremetrer, fliken Kunder og prosjekter i tabellen Begreper ved kundeopplegg.

Velg NY på kundesiden til venstre for å opprette en ny kunde.

Systemet er oppbygget på den måten at de fleste opplysninger som registreres på kunden blir synkroniserte med prosjektene. Synkroniserte felt er merket med en lysegrønn punkt. Du kan slå av synkroniseringen ved å fjerne krysset fra parameteren "Synkroniser kunde og prosjekt" i fliken Parametrer 2. Etter dette vil nye prosjekter som opprettes ikke at synkroniseres med kunden.


Kunde-ID Angi valgfri kundekode med maksimalt fire tegn. Vanligvis anvendes en forkortelse av kundenavnet. Kundekoden blir også den første delen i prosjektets ID. Klikk på OK.

Generelt

Internbenevnelse Anvendes dersom kunden internt har et annet navn en den som skal utskrives på fakturaen. Internbenevnelse vises i kundelisten.
Navn Fullstendig navn til kunden. Vises på fakturaer.
Avdeling Felt for avdeling, c/o-adresse eller fortsettelse på kundens navn. Kan vises på fakturaer.
Gateadr./Postboks Vises på fakturaer.
Postadress Postadress, visas på fakturor.
Land Anges på utlandskunder
Besøksadresse Besøksadresse
Tel sentr Telefon sentralbord
Faks sentr Faxnummer sentralbord
Kundekontakt Kontaktperson hos kunden
Tel dir Direktenummer til kontaktpersonen
Fax dir Faksnummer til kontaktpersonen
Mobil Mobilnummeret til kontaktpersonen.
E-post E-postadressen til kontaktpersonen.
Kortnavn Forkortelse av kundens navn. Kan anvendes som søkealternativ til kundekode ved utskrift av visse rapporter.
Kundenummer Kundens identitet i kundereskontroen. Dersom feltet las være blankt brukes kunde-ID som kundenummer i reskontroen.

Parametrer 1

Overkunde Dersom flere kundekoder hører sammen, kan de kobles til hverandre gjennom en overkunde. F eks rapporter kan skrives ut pr. overkunde.
Prosjektsort Den sort som er standard for kunden. Hentes automatisk til nye prosjekter, men kan endres. Anvendes til statistikk og grov gruppering av prosjektene.
Arbeidssort Den sort som er standard for kunden. Hentes automatisk til nye prosjekter, men kan endres. Arbeidssorter anvendes til statistikk.
Kundekategori Anvendes for statistikk.
Prosjektmerking 1 & 2 Projektmärkning 1 & 2 är till för statistik. Hämtas till nya projekt men kan ändras. De kan användas för valfri typ av projektmärkning om övriga projektgrupperingar såsom projekt- och arbetstyp inte räcker till.
Kundeansvarlig Person hos dere, som er ansvarlig for kunden. Velges fra medarbeiderregisteret.
Gruppe Standardgruppe for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Gruppe anvendes mest hos selskaper med flere avdelinger eller hos konserner som deler prosjektregnskap - det angir då hvilken del av selskapet som eier prosjektet. Anvendes for statistikk. Programmet foreslår kundesansvarligs gruppe.
Kostnadssted Standardkostnadssted for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Anvendes for oppdeling av faktureringsinntekter.
Kostnadsbærer Standardkostnadsbærer for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Anvendes for oppdeling av faktureringsinntekter.
Kreditklasse Kredittklasse for kunden kan angis. Vises under Prosjekter:

Kredittovervåking.

Kredittlimit Kredittlimit for kunden kan anges. Vises under Prosjekter: Kredittovervåking

Parametrer 2

Språk Det språk som kundefakturaene skal utskrives på.
Seneste prosjektnr Systemet viser løpenummeret for det prosjekt som senest ble opprettet.
Timeføring Avkrysses dersom prosjektene på kunden skal være tilgjenglige for timeføring i Marathon.
Konfidensielt Kontakt Kalin Setterberg for informasjon over håndtering av hemmelige kunder/prosjekter i Marathon.
Kundeperspektiv Anvendes ikke.
Ordrebekreftelse Utskrift av ordrebekreftelse kan begjæres for alle prosjekter med ordrebekreftelse avkrysset.
Synk prosjekt med kunde Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Anvendes for synkronisering av visse opplysninger mellom kunden og dess prosjekter.
Avr.kunde ved flerfirma Brukes kun med flerfirmahåndtering.
Sperret Kunder uten aktive prosjekter kan sperres

Pris honorar


Prisfaktor Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres.. Prisfaktoren angir hvor mange prosent av timeprisen som skal gjelde
Debiteringssort Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Debiteringstypen styrer om timeprisen skal hentes fra medarbeiderkoden eller fra arbeidskoden. For å kunne anvende avvikende prislister på kunder og på prosjekter må kunden/prosjektet anvende debiteringssort Medarbeidere.
Tillegg overtid Kontakt Kalin Setterberg for informasjon om overtidshåndtering.
Avvikende priser Standardpriser for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Se separat manual med mere informasjon over avvikende timepriser.
Oppdater prosjekter Anvendes for å oppdatere et eller flere prosjekter med prisene, som er registrert på kunden.
Kopier fra Anvendes for å kopiere inn avvikende timepriser fra en annen kunde.
I følge prisliste Anvendes for å angi en sentral (allmenn) prisliste. Sentrale prislister finnes under System: Grunnregister/Pro/Avvikende timeprise

Pris innkjøp

Prisfaktor Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Prisfaktoren angir hvor mange prosent av påslag som skal gjelde.
Prisliste innkjøp Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Det er mulig å ha opp til fem prislister med forskjellige påleggsprosentsatser. Prislistene registreres på innkjøpskodene, der førts raden motsvarer prisliste 1 o.s.v.
Kapitalkostnadspåslag tandardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres Kapitalkostnadspåslag anvendes for åpent påslag på innkjøp.

Pris øvrigt

Prisfaktor Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Prisfaktoren angir hvor mange prosent av materiellkostnaden som skal gjelde.
Materialpåslag Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. ateliermateriellpåslag kan angis pr. arbeidskategori med valgfritt beløp. Påslaget till kunde er styrt med en prosentsats.
Avvikende priser Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Se separat manual for mer informasjon om avvikende timepriser.
Oppdater prosjekt Anvendes for å oppdatere et eller flere prosjekter med de prosjekter som er registrert på kunden.
Kopier fra Anvendes for å kopiere inn avvikende timepriser fra annen kunde.

Fakturering

All informasjon i denne fliken blir automatisk foreslået på nye prosjekter.

Faktureringsvaluta Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Valutaer og valutakurser håndteres under System: Grunnregister/Generelt/Valutaer.
Moms Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres.. Mva. – koden styrer hvilken mva det skal være på fakturaen:
*Innenriks mva Kunde som er mva. – pliktig innen for landet, må debiteres mva.
*Innenriks mva. – fri Kunde som ikke er mva. – pliktig og ikke må debiteres mva.
*Utenlands, utom EU Kunder utenfor EU, må ikke debiteres mva
*Utenlands innenfor EU Kunder innenfor EU, må ikke debiteres mva.
*Ikke honorar Mva. – pliktige innenriks kunder uten mva. på honorar
*Internt Intern avregning innenfor mva. – konsern (redevises ikke på mva.deklarasjon)
Mva-sats Mva. – satser håndteres iSystem: Grunnregister/Generelt/Mva.
VAT-nummer VAT-nr må oppgis for kunder med mva. – koden Utenlands innenfor EU.
Betalingsbetingelser 0 – 999 kredittdager kan registreres
Løpende måned + oven Angis dersom betalingsbetingelse ska regnes fra den første i nestkommende måned.
Tillat sam.fakturering Dersom samlefakturering tillates kan flere prosjekter som tilhører samma kunde faktureres på en felles faktura.
Faktureringsgebyr Brukes for kunder som skal tillegges et faktureringsgebyr. For dette behøves en øvrigt-kode for faktureringsgebyr. Den registreres og angis i parametrene under System: Grunnregister/Pro/Parametrer/Fakturering.
Fakturanivå Anvendes ikke
Laveste fakturanivå = 2 Anvendes ikke
Bruttofaktura Anvendes ikke
Antall timer Angis dersom timer skal spesifiseres på fakturaen.
Timepris på fakt.nivå 1B Angis dersom timepris skal spesifiseres på fakturaen.
Sammenligning Oppgis dersom noen sammenligningstall kan utskrives på fakturaen.
Oppdelt på H/I/Ø Oppgis dersom sammenligningstallene skal vises oppdelt på Honorar, Innkjøp og Øvrigt.
E-post för fakturaer Dersom e-postadresse angis, kan fakturaene sendes til adressen automatisk ved fakturering. Husk, at også akontoavregninger og kreditnotaer sendes.

E-dokument

Innstillinger for E-fakturering. Kontakt Kalin Setterberg for mer informasjon .

Team

Medarbeidere Team er de medarbeidere som arbeider med kunden, anvendes bl.a. ved konfidensielle prosjekter.
Stilling Stilling kan utskrives på fakturaer. Stillinger opprettes i System: Grunnregister/Pro/Stillinger og kan angis på medarbeideren.

Autorisasjon

Særskilt innstilling for autorisasjon til kunde. Angi de medarbeidergrupper, arbeidsgrupper og/eller medarbeidere som skal være autoriserte til kunden.

Bemerk at visse sorters autorisasjon kan overskride begrensningen for autoriserte som er registrerte her. Kontakt Kalin Setterberg for mer informasjon.

Egne felt

Egne felt for kundeopprettelse kan legges inn i System: Grunnregister/Generelt /Parametrer.

Kontakt Kalin Setterberg for mer informasjon

Opprettelse av prosjekter

Prosjekter registreres i System: Grunnregister/Pro/Kunder-Prosjekter.

Dersom systemet er innstilt for Prosjekter: Spørsmål. De felt som skal være aktive i System bestemmes i System: Grunnregister/Pro/Paremetrer, fliken Kunder og projekter i tabellen Begreper ved prosjektopplegg.

Marker kunden og velg Ny på prosjektsiden.

Prosjektidentiteten består av kundekoden og et løpenummer med fire sifrer. Dersom automatiske prosjektnummer anvendes, får det nye prosjektet neste ledige nummer. Dersom automatiske prosjektnummer ikke anvendes, skriver du inn nummer manuelt.

Flere av prosjektopplysningene hentes fra kunderegistret og dersom de må endres for ett spesifikt prosjekt, må krysset fjernes fra innstillingen "Synkroniser Prosjekt med Kunde" under fliken Parametrer 2.

Generelt

Benevnelse Prosjektets benevnelse, vises på fakturaer.
Projektbeskrivelse Beskrivelse av prosjektet, vises ikke på fakturaer.
Spesiell fakturatekst Kan anvendes for tekst som ska utskrives på alle fakturaer fra prosjektet. Teksten hentes da til nye fakturaer automatisk med mulighet for å endre eller fjerne den.
Prosjektleder Prosjektet sin prosjektleder. Hentes fra medarbeiderregistret.
Produksjonsleder Prosjektet sin produksjonsleder. Hentes fra medarbeiderregistret.
Vår ref på faktura Anvendes dersom en annen referanse en prosjekt- eller produksjonsleder skal stå på fakturaen.
Master Masterprosjekter anvendes for enkelt å kunne trekke statistikk for flere prosjekter.
Kampanje Anvendes fremst av firmaer som bruker både Medie- og Prosjektmodulene i Marathon. Kampanje kan anvendes for å samle budsjetter og prosjekter under en og samme kampanje.
Deadline Deadline for prosjektet.
Fakturadato Planlagt fakturadato for prosjektet. Kan også angis pr. enkelt faktura.
Sluttdato Sluttdato for prosjektet.

Kontakt

Se under Kontakt for kundeopprettelse General.

Dersom et prosjekt skal faktureres til en annen mottakeradresse enn adressen til kunden, anbefales at Fakturakunde anvendes. Se kapitel for Fakturakunde.

Parametrer 1


Sort Prosjektsort, hentes fra kundeposten men kan endres.
Arbeidssort Opp til tre arbeidssorter kan angis.
Kategori Hentes fra kunde, anvendes for statistikk
Prosjektmerking 1 & 2 Angis på prosjektet(dersom kunden ikke alltid ska merkes opp med samme merking)
Gruppe Hentes fra kundeposten, kan endres
Kostnadssted Hentes fra kundeposten
Kostnadsbærer Hentes fra kundeposten

Parametrer 2

Språk Prosjektet sitt språk. Anvendes ved utskrift av fakturaer.
Timeføring Avkrysses dersom prosjektet skal vises og anvendes i Timeføring
Konfidensielt Avkryss dersom prosjektet skal være konfidensielt- Anvendes i kombinasjon med andre systeminnstillinger, kontakt Kalin Setterberg for mere informasjon.
Autorisasjon til katalog Alle: Ved konfidensielle prosjekter vil kun prosjektledere, produksjonsledere, kundeansvarlig og de med autorisasjon se prosjektene på denne kunde.

Team: Teamet og oven nevnte er autoriserte til prosjektet

Ordrebekreftelse Kan utskrives for alle prosjekter med ordrebekreftelse avkrysset.
Orderbekr. utskreven Viser utskriftsstatus
Synk. prosjekt med kunde Avkrysses dersom prosjektopplysningene skal være samme som opplysningene på kunden.

Pris honorar

Fast pris honorar vises i rapporter og i Prosjekter: Spørsmål
Prisfaktor Angi hvor mange prosent av timeprisen som gjelder
Debiteringssort Debiteringssorten styrer om timeprisen skal hentes fra medarbeiderkoden eller fra arbeidskoden. For å kunne anvende avvikende prislister på kunder og på prosjekter må kunden/prosjektet anvende debiteringssort Medarbeidere.
Avvikende timepriser For å kunne anvende avvikende timepriser må Avvikende timepriser være avkrysset på prosjektet. Dersom prosjektet er synkronisert med kunden, hentes opplysningene derifra.

Se separat manual for mer informasjon om avvikende timepriser.

Kopier fra kunde En avvikende timepris kan kopieres inn på prosjektet.

See separate manual about special prices in Marathon

Copy from client You can copy a special price from the client

Pris innkjøp

Fast pris innkjøp Den faste prisen vises bl.a. i rapporter
Prisfaktor Angi hvor mange prosent av påslag på innkjøp som skal gjelde
Prisliste innkjøp Ett prosjekt kan ha opp till fem forskjellige prislister med forskjellige påleggsprosentsatser. Disse må først aktiveres i parametrene.

Velg siden nummer for den prislisten, som skal anvendes. Nummeret vises på innkjøpskodene.

Kapitalkostnadspåslag Åpent påslag på innkjøp

Pris øvrigt

Fast pris øvrigt Den faste prisen vises bl.a. i rapporter og i Prosjekter: Spørsmål.
Prisfaktor Angi hvor mange prosent av materiellpåslag som skal gjelde
Materiellpåslag På valgte arbeidskategorier kan ateliermateriellpåslag med valgfrit beløp angis. Påslaget til kunde styres via en prosentsats.
Avvikende priser Da et avvikende timepris blir registrert på en kunde, kommer prisen automatisk inn på nye prosjekter som opprettes. Dersom den avvikende timeprislisten gjelder alle koder angis * i kodefeltet. I annet fall skrives øvrigt - kodene inn.

Se separat manual for avvikende priser.

Oppdater prosjekt Alle prosjekter oppdateres med den avvikende prisen
Kopier fra kunde Her kopieres avvikende timepriser fra kunden

Fakturering

Faktureringsvaluta Kundens faktureringsvaluta (valutakursen styres fra System: Grunnregister/Generelt/Valutaer)
Mva. Mva. -koden styrer fakturaen sin mva. Se felt Mva i kunderegistret for mer informasjon.
Mva. -sats Mva. -satsen for firmaet hentes
VAT-nummer VAT – nummer må oppgis for kunder som har mva. – kode Utenlands innefor EU.
Betalingsbetingelser 0 – 99 kredittdager kan registreres.
Løpende mån + oven Da betalingsvillkoret skal telles fra den første i neste måned
Tillat sam.fakturering Flere prosjekter som tilhører samme kunde kan faktureres på en felles faktura.
Faktureringsgebyr Dersom prosjektet skal tilføres et faktureringsgebyr (en øvrigt -kode for faktureringsgebyr opprettes og oppgis i parametrene i System: Grunnregister/Pro/Parametrer/Fakturering)
Fakturanivå Anvendes ikke
Laveste fakturanivå = 2 Anvendes ikke
Bruttofaktura Anvendes ikke
Antall timer Avkrysses dersom timer skal redevises på fakturaen
Timepris på fakt.nivå 1B Avkrysses dersom timepris skal vises på fakturaen
Sammenligning Det er mulig å skrive ut sammenligningstall på fakturaen.
Oppdelt på H/I/Ø Sammenligningstallene oppdelt på Honorar, Innkjøp og Øvrigt eller som totalsum.
E-post for fakturaer ersom e-postadresse er fylt ut, sendes fakturaene til adressen automatisk ved fakturering. Husk at også akontoavregninger og krediterte fakturaer sendes.

E-dokument

Innstillinger for e-fakturering. Kontakta Kalin Setterberg for mer informasjon.

Team

Medarbeidere De medarbeidere som arbeider med prosjektet. Anvendes bl.a. ved konfidensielle prosjekter.
Stilling Mulighet å skrive ut stilling i stedet for medarbeiderens navn på fakturaen. Stillinger registreres i System: Grunnregister/Pro/Stillinger. Det er også mulig å legge inn en stilling som default på medarbeideren.

Frie beskrivninger

Frie prosjektopplysninger kan skrives inn i System: Grunnregister/Pro/Frie prosjektkoder. Disse kan også aktiveres for prosjektopprettelse i Prosjekter: Spørsmål.

Egne felt

Egna felt for prosjektopprettelse kan legges inn i System: Grunnregister/Generelt /Parametrer. Disse felt kan vises i oversiktsbildet i Prosjekter: Spørsmål

Fakturakunde

Dersom prosjekter på samme kunde skal faktureres til forskjellige adresser bør en fakturakunde opprettes. På den måten anvendes forskjellige kundenummer for samme kunde i kundereskontroen. Hvis kun adressen endres på prosjektet, vil adressen endres hver gang en faktura blir innlest i kundereskontroen og bokføringen, hvilket kan bli vanskelig da purret og rentenotaer skal sendes.

Register invoicing clients in Backoffice: Base registers/Pro/Invoice clients.

When the registration is done, write the client number on the project in Backoffice: Base registers/Pro/Clients by searching for it in the search box. The new address will now be used on the project.

Collective client

Collective clients are used for statistics of several clients that belong together.

Register collective clients in Backoffice: Base registers/Pro/Collective clients and connect to clients in Backoffice: Base registers/Pro/Clienst, under the tab General. Collective clients can be connected to collective clients for more dimensions (collective collective clients)

Example: The client VOLVO exists in Sweden, Norway, Denmark and Finland and there are many offices in all countries. Each office is a client in Marathon. All offices in the country are connected to a collective client per country. The countries can, in turn, be connected to a collective client that covers the whole Volvo group.

To register a new collective client, click New. Write code and name and possible client manager, group, category, collective client and team. Team can be printed out as a column in the project reports.