Registrering kunder og prosjekter
Beskrivelse over hvordan du oppretter kunder og prosjekter i Marathon.
Registrering kunder
Kunder registreres i System: Grunnregister/Pro/Kunder-Prosjekter. Dersom systemet er innstilt for kundeopprettelse i Prosjekter: Frågor kan kunder også registreres der. De felt som skal være aktive i opprettelsen bestemmes i System: Grunnregister/Pro/Paremetrer, fliken Kunder og prosjekter i tabellen Begreper ved kundeopplegg.
Velg NY på kundesiden til venstre for å opprette en ny kunde.
Systemet er oppbygget på den måten at de fleste opplysninger som registreres på kunden blir synkroniserte med prosjektene. Synkroniserte felt er merket med en lysegrønn punkt. Du kan slå av synkroniseringen ved å fjerne krysset fra parameteren "Synkroniser kunde og prosjekt" i fliken Parametrer 2. Etter dette vil nye prosjekter som opprettes ikke at synkroniseres med kunden.
| Kunde-ID | Angi valgfri kundekode med maksimalt fire tegn. Vanligvis anvendes en forkortelse av kundenavnet. Kundekoden blir også den første delen i prosjektets ID. Klikk på OK. |
|---|
Generelt
| Internbenevnelse | Anvendes dersom kunden internt har et annet navn en den som skal utskrives på fakturaen. Internbenevnelse vises i kundelisten. |
|---|---|
| Navn | Fullstendig navn til kunden. Vises på fakturaer. |
| Avdeling | Felt for avdeling, c/o-adresse eller fortsettelse på kundens navn. Kan vises på fakturaer. |
| Gateadr./Postboks | Vises på fakturaer. |
| Postadress | Postadress, visas på fakturor. |
| Land | Anges på utlandskunder |
| Besøksadresse | Besøksadresse |
| Tel sentr | Telefon sentralbord |
| Faks sentr | Faxnummer sentralbord |
| Kundekontakt | Kontaktperson hos kunden |
| Tel dir | Direktenummer til kontaktpersonen |
| Fax dir | Faksnummer til kontaktpersonen |
| Mobil | Mobilnummeret til kontaktpersonen. |
| E-post | E-postadressen til kontaktpersonen. |
| Kortnavn | Forkortelse av kundens navn. Kan anvendes som søkealternativ til kundekode ved utskrift av visse rapporter. |
| Kundenummer | Kundens identitet i kundereskontroen. Dersom feltet las være blankt brukes kunde-ID som kundenummer i reskontroen. |
Parametrer 1
| Overkunde | Dersom flere kundekoder hører sammen, kan de kobles til hverandre gjennom en overkunde. F eks rapporter kan skrives ut pr. overkunde. |
|---|---|
| Prosjektsort | Den sort som er standard for kunden. Hentes automatisk til nye prosjekter, men kan endres. Anvendes til statistikk og grov gruppering av prosjektene. |
| Arbeidssort | Den sort som er standard for kunden. Hentes automatisk til nye prosjekter, men kan endres. Arbeidssorter anvendes til statistikk. |
| Kundekategori | Anvendes for statistikk. |
| Prosjektmerking 1 & 2 | Projektmärkning 1 & 2 är till för statistik. Hämtas till nya projekt men kan ändras. De kan användas för valfri typ av projektmärkning om övriga projektgrupperingar såsom projekt- och arbetstyp inte räcker till. |
| Kundeansvarlig | Person hos dere, som er ansvarlig for kunden. Velges fra medarbeiderregisteret. |
| Gruppe | Standardgruppe for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Gruppe anvendes mest hos selskaper med flere avdelinger eller hos konserner som deler prosjektregnskap - det angir då hvilken del av selskapet som eier prosjektet. Anvendes for statistikk. Programmet foreslår kundesansvarligs gruppe. |
| Kostnadssted | Standardkostnadssted for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Anvendes for oppdeling av faktureringsinntekter. |
| Kostnadsbærer | Standardkostnadsbærer for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Anvendes for oppdeling av faktureringsinntekter. |
| Kreditklasse | Kredittklasse for kunden kan angis. Vises under Prosjekter:
Kredittovervåking. |
| Kredittlimit | Kredittlimit for kunden kan anges. Vises under Prosjekter: Kredittovervåking |
Parametrer 2
| Språk | Det språk som kundefakturaene skal utskrives på. |
|---|---|
| Seneste prosjektnr | Systemet viser løpenummeret for det prosjekt som senest ble opprettet. |
| Timeføring | Avkrysses dersom prosjektene på kunden skal være tilgjenglige for timeføring i Marathon. |
| Konfidensielt | Kontakt Kalin Setterberg for informasjon over håndtering av hemmelige kunder/prosjekter i Marathon. |
| Kundeperspektiv | Anvendes ikke. |
| Ordrebekreftelse | Utskrift av ordrebekreftelse kan begjæres for alle prosjekter med ordrebekreftelse avkrysset. |
| Synk prosjekt med kunde | Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Anvendes for synkronisering av visse opplysninger mellom kunden og dess prosjekter. |
| Avr.kunde ved flerfirma | Brukes kun med flerfirmahåndtering. |
| Sperret | Kunder uten aktive prosjekter kan sperres |
Pris honorar
| Prisfaktor | Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres.. Prisfaktoren angir hvor mange prosent av timeprisen som skal gjelde |
|---|---|
| Debiteringssort | Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Debiteringstypen styrer om timeprisen skal hentes fra medarbeiderkoden eller fra arbeidskoden. For å kunne anvende avvikende prislister på kunder og på prosjekter må kunden/prosjektet anvende debiteringssort Medarbeidere. |
| Tillegg overtid | Kontakt Kalin Setterberg for informasjon om overtidshåndtering. |
| Avvikende priser | Standardpriser for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Se separat manual med mere informasjon over avvikende timepriser. |
| Oppdater prosjekter | Anvendes for å oppdatere et eller flere prosjekter med prisene, som er registrert på kunden. |
| Kopier fra | Anvendes for å kopiere inn avvikende timepriser fra en annen kunde. |
| I følge prisliste | Anvendes for å angi en sentral (allmenn) prisliste. Sentrale prislister finnes under System: Grunnregister/Pro/Avvikende timeprise |
Pris innkjøp
| Prisfaktor | Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Prisfaktoren angir hvor mange prosent av påslag som skal gjelde. |
|---|---|
| Prisliste innkjøp | Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Det er mulig å ha opp til fem prislister med forskjellige påleggsprosentsatser. Prislistene registreres på innkjøpskodene, der førts raden motsvarer prisliste 1 o.s.v. |
| Kapitalkostnadspåslag | tandardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres Kapitalkostnadspåslag anvendes for åpent påslag på innkjøp. |
Pris øvrigt
| Prisfaktor | Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Prisfaktoren angir hvor mange prosent av materiellkostnaden som skal gjelde. |
|---|---|
| Materialpåslag | Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. ateliermateriellpåslag kan angis pr. arbeidskategori med valgfritt beløp. Påslaget till kunde er styrt med en prosentsats. |
| Avvikende priser | Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Se separat manual for mer informasjon om avvikende timepriser. |
| Oppdater prosjekt | Anvendes for å oppdatere et eller flere prosjekter med de prosjekter som er registrert på kunden. |
| Kopier fra | Anvendes for å kopiere inn avvikende timepriser fra annen kunde. |
Fakturering
All informasjon i denne fliken blir automatisk foreslået på nye prosjekter.
| Faktureringsvaluta | Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Valutaer og valutakurser håndteres under System: Grunnregister/Generelt/Valutaer. |
|---|---|
| Mva | Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Mva. – koden styrer hvilken mva det skal være på fakturaen:
|
| Mva-sats | Mva. – satser håndteres i System: Grunnregister/Generelt/Mva. |
| VAT-nummer | VAT-nr må oppgis for kunder med mva. – koden Utenlands innenfor EU. |
| Betalingsbetingelser | 0 – 999 kredittdager kan registreres |
| Løpende måned + oven | Angis dersom betalingsbetingelse ska regnes fra den første i nestkommende måned. |
| Tillat sam.fakturering | Dersom samlefakturering tillates kan flere prosjekter som tilhører samma kunde faktureres på en felles faktura. |
| Faktureringsgebyr | Brukes for kunder som skal tillegges et faktureringsgebyr. For dette behøves en øvrigt-kode for faktureringsgebyr. Den registreres og angis i parametrene under System: Grunnregister/Pro/Parametrer/Fakturering. |
| Fakturanivå | Anvendes ikke |
| Laveste fakturanivå = 2 | Anvendes ikke |
| Bruttofaktura | Anvendes ikke |
| Antall timer | Angis dersom timer skal spesifiseres på fakturaen. |
| Timepris på fakt.nivå 1B | Angis dersom timepris skal spesifiseres på fakturaen. |
| Sammenligning | Oppgis dersom noen sammenligningstall kan utskrives på fakturaen. |
| Oppdelt på H/I/Ø | Oppgis dersom sammenligningstallene skal vises oppdelt på Honorar, Innkjøp og Øvrigt. |
Fakturadistribusjon
Innstillinger for E-fakturering. Kontakt Kalin Setterberg for mer informasjon .
Team
| Medarbeidere | Team er de medarbeidere som arbeider med kunden, anvendes bl.a. ved konfidensielle prosjekter. |
|---|---|
| Stilling | Stilling kan utskrives på fakturaer. Stillinger opprettes i System: Grunnregister/Pro/Stillinger og kan angis på medarbeideren. |
Autorisasjon
Særskilt innstilling for autorisasjon til kunde. Angi de medarbeidergrupper, arbeidsgrupper og/eller medarbeidere som skal være autoriserte til kunden.
Bemerk at visse sorters autorisasjon kan overskride begrensningen for autoriserte som er registrerte her. Kontakt Kalin Setterberg for mer informasjon.
Egne felt
Egne felt for kundeopprettelse kan legges inn i System: Grunnregister/Generelt /Parametrer.
Kontakt Kalin Setterberg for mer informasjon
Opprettelse av prosjekter
Prosjekter registreres i System: Grunnregister/Pro/Kunder-Prosjekter.
Dersom systemet er innstilt for Prosjekter: Spørsmål. De felt som skal være aktive i System bestemmes i System: Grunnregister/Pro/Paremetrer, fliken Kunder og projekter i tabellen Begreper ved prosjektopplegg.
Marker kunden og velg Ny på prosjektsiden.
Prosjektidentiteten består av kundekoden og et løpenummer med fire sifrer. Dersom automatiske prosjektnummer anvendes, får det nye prosjektet neste ledige nummer. Dersom automatiske prosjektnummer ikke anvendes, skriver du inn nummer manuelt.
Flere av prosjektopplysningene hentes fra kunderegistret og dersom de må endres for ett spesifikt prosjekt, må krysset fjernes fra innstillingen "Synkroniser Prosjekt med Kunde" under fliken Parametrer 2.
Generelt
| Benevnelse | Prosjektets benevnelse, vises på fakturaer. |
|---|---|
| Projektbeskrivelse | Beskrivelse av prosjektet, vises ikke på fakturaer. |
| Spesiell fakturatekst | Kan anvendes for tekst som ska utskrives på alle fakturaer fra prosjektet. Teksten hentes da til nye fakturaer automatisk med mulighet for å endre eller fjerne den. |
| Prosjektleder | Prosjektet sin prosjektleder. Hentes fra medarbeiderregistret. |
| Produksjonsleder | Prosjektet sin produksjonsleder. Hentes fra medarbeiderregistret. |
| Vår ref på faktura | Anvendes dersom en annen referanse en prosjekt- eller produksjonsleder skal stå på fakturaen. |
| Master | Masterprosjekter anvendes for enkelt å kunne trekke statistikk for flere prosjekter. |
| Kampanje | Anvendes fremst av firmaer som bruker både Medie- og Prosjektmodulene i Marathon. Kampanje kan anvendes for å samle budsjetter og prosjekter under en og samme kampanje. |
| Deadline | Deadline for prosjektet. |
| Fakturadato | Planlagt fakturadato for prosjektet. Kan også angis pr. enkelt faktura. |
| Sluttdato | Sluttdato for prosjektet. |
Kontakt
Se under Kontakt for kundeopprettelse.
Dersom et prosjekt skal faktureres til en annen mottakeradresse enn adressen til kunden, anbefales at Fakturakunde anvendes. Se kapitel for Fakturakunde.
Parametrer 1
| Sort | Prosjektsort, hentes fra kundeposten men kan endres. |
|---|---|
| Arbeidssort | Opp til tre arbeidssorter kan angis. |
| Kategori | Hentes fra kunde, anvendes for statistikk |
| Prosjektmerking 1 & 2 | Angis på prosjektet(dersom kunden ikke alltid ska merkes opp med samme merking) |
| Gruppe | Hentes fra kundeposten, kan endres |
| Kostnadssted | Hentes fra kundeposten |
| Kostnadsbærer | Hentes fra kundeposten |
Parametrer 2
| Språk | Prosjektet sitt språk. Anvendes ved utskrift av fakturaer. |
|---|---|
| Timeføring | Avkrysses dersom prosjektet skal vises og anvendes i Timeføring |
| Konfidensielt | Avkryss dersom prosjektet skal være konfidensielt- Anvendes i kombinasjon med andre systeminnstillinger, kontakt Kalin Setterberg for mere informasjon. |
| Autorisasjon til katalog | Alle: Ved konfidensielle prosjekter vil kun prosjektledere, produksjonsledere, kundeansvarlig og de med autorisasjon se prosjektene på denne kunde.
Team: Teamet og oven nevnte er autoriserte til prosjektet |
| Ordrebekreftelse | Kan utskrives for alle prosjekter med ordrebekreftelse avkrysset. |
| Orderbekr. utskreven | Viser utskriftsstatus |
| Synk. prosjekt med kunde | Avkrysses dersom prosjektopplysningene skal være samme som opplysningene på kunden. |
Pris honorar
| Fast pris honorar | vises i rapporter og i Prosjekter: Spørsmål |
|---|---|
| Prisfaktor | Angi hvor mange prosent av timeprisen som gjelder |
| Debiteringssort | Debiteringssorten styrer om timeprisen skal hentes fra medarbeiderkoden eller fra arbeidskoden. For å kunne anvende avvikende prislister på kunder og på prosjekter må kunden/prosjektet anvende debiteringssort Medarbeidere. |
| Avvikende timepriser | For å kunne anvende avvikende timepriser må Avvikende timepriser være avkrysset på prosjektet. Dersom prosjektet er synkronisert med kunden, hentes opplysningene derifra.
Se separat manual for mer informasjon om avvikende timepriser. |
| Kopier fra kunde | En avvikende timepris kan kopieres inn på prosjektet. |
Se separat manual over avvikende priser i Marathon
| Kopier fra kunde | Du kan kopiere avvikende pris fra kunden |
Pris innkjøp
| Fast pris innkjøp | Den faste prisen vises bl.a. i rapporter |
|---|---|
| Prisfaktor | Angi hvor mange prosent av påslag på innkjøp som skal gjelde |
| Prisliste innkjøp | Ett prosjekt kan ha opp till fem forskjellige prislister med forskjellige påleggsprosentsatser. Disse må først aktiveres i parametrene. |
Velg siden nummer for den prislisten, som skal anvendes. Nummeret vises på innkjøpskodene.
| Kapitalkostnadspåslag | Åpent påslag på innkjøp |
|---|
Pris øvrigt
| Fast pris øvrigt | Den faste prisen vises bl.a. i rapporter og i Prosjekter: Spørsmål. |
|---|---|
| Prisfaktor | Angi hvor mange prosent av materiellpåslag som skal gjelde |
| Materiellpåslag | På valgte arbeidskategorier kan ateliermateriellpåslag med valgfrit beløp angis. Påslaget til kunde styres via en prosentsats. |
| Avvikende priser | Da et avvikende timepris blir registrert på en kunde, kommer prisen automatisk inn på nye prosjekter som opprettes. Dersom den avvikende timeprislisten gjelder alle koder angis * i kodefeltet. I annet fall skrives øvrigt - kodene inn.
Se separat manual for avvikende priser. |
| Oppdater prosjekt | Alle prosjekter oppdateres med den avvikende prisen |
| Kopier fra kunde | Her kopieres avvikende timepriser fra kunden |
Fakturering
| Faktureringsvaluta | Kundens faktureringsvaluta (valutakursen styres fra System: Grunnregister/Generelt/Valutaer) |
|---|---|
| Mva. | Mva. -koden styrer fakturaen sin mva. Se felt Mva i kunderegistret for mer informasjon. |
| Mva. -sats | Mva. -satsen for firmaet hentes |
| VAT-nummer | VAT – nummer må oppgis for kunder som har mva. – kode Utenlands innefor EU. |
| Betalingsbetingelser | 0 – 99 kredittdager kan registreres. |
| Løpende mån + oven | Da betalingsvillkoret skal telles fra den første i neste måned |
| Tillat sam.fakturering | Flere prosjekter som tilhører samme kunde kan faktureres på en felles faktura. |
| Faktureringsgebyr | Dersom prosjektet skal tilføres et faktureringsgebyr (en øvrigt -kode for faktureringsgebyr opprettes og oppgis i parametrene i System: Grunnregister/Pro/Parametrer/Fakturering) |
| Fakturanivå | Anvendes ikke |
| Laveste fakturanivå = 2 | Anvendes ikke |
| Bruttofaktura | Anvendes ikke |
| Antall timer | Avkrysses dersom timer skal redevises på fakturaen |
| Timepris på fakt.nivå 1B | Avkrysses dersom timepris skal vises på fakturaen |
| Sammenligning | Det er mulig å skrive ut sammenligningstall på fakturaen. |
| Oppdelt på H/I/Ø | Sammenligningstallene oppdelt på Honorar, Innkjøp og Øvrigt eller som totalsum. |
Fakturadistribusjon
Innstillinger for e-fakturering. Kontakta Kalin Setterberg for mer informasjon.
Team
| Medarbeidere | De medarbeidere som arbeider med prosjektet. Anvendes bl.a. ved konfidensielle prosjekter. |
|---|
| Stilling | Mulighet å skrive ut stilling i stedet for medarbeiderens navn på fakturaen. Stillinger registreres i System: Grunnregister/Pro/Stillinger. Det er også mulig å legge inn en stilling som default på medarbeideren. |
|---|
Frie beskrivninger
Frie prosjektopplysninger kan skrives inn i System: Grunnregister/Pro/Frie prosjektkoder. Disse kan også aktiveres for prosjektopprettelse i Prosjekter: Spørsmål.
Egne felt
Egna felt for prosjektopprettelse kan legges inn i System: Grunnregister/Generelt /Parametrer. Disse felt kan vises i oversiktsbildet i Prosjekter: Spørsmål
Fakturakunde
Dersom prosjekter på samme kunde skal faktureres til forskjellige adresser bør en fakturakunde opprettes. På den måten anvendes forskjellige kundenummer for samme kunde i kundereskontroen. Hvis kun adressen endres på prosjektet, vil adressen endres hver gang en faktura blir innlest i kundereskontroen og bokføringen, hvilket kan bli vanskelig da purret og rentenotaer skal sendes.
Opprett fakturakunder i System: Grunnregister/Pro/Fakturakunder.
Når fakturakunden er blitt opprettet oppgis kundenummeret på prosjektet (i System: Grunnregister/Pro/Kunder og prosjekt) ved å klikke i søkeruten innved kundenummeret. Den nye adressen anvendes nu på prosjektet.
Overkunde
Overkunder anvendes for å trekke ut statistikk på flere kunder som hører sammen.
Opprett overkunder i System: Grunnregister/Pro/Overkunder og kobl dem til kunden i System: Grunnregister/Pro/kunder under fliken Parametrer 1. Overkunder kan kobles til overkunder for ytterligere dimensjoner.
Eksempel: kunden Volvo finnes i både Sverige, Norge, Danmark og Finland og i hvert land finnes flere kontorer. Hvert kontor er opprettet som kunde i Marathon. Deretter er de forskjellige landene sammenkoblede med en overkunde pr. land. Landene/overkundene kan i sin tur også kobles til en overkunde for hele konsernet.
Velg Ny for å opprette en ny overkunde. Fyll ut kode og benevnelse og eventuelt kundeansvarlig, gruppe, kategori, overkunde og team. Teamet kan utskrives som en kolonne i prosjektrapporter.
