Registrering kunder og prosjekter
Registrering kunder
Kunder registreres i System: Grunnregister/Pro/Kunder-Prosjekter. Dersom systemet er innstilt for kundeopprettelse i Prosjekter: Frågor kan kunder også registreres der. De felt som skal være aktive i opprettelsen bestemmes i System: Grunnregister/Pro/Paremetrer, fliken Kunder og prosjekter i tabellen Begreper ved kundeopplegg.
Velg NY på kundesiden til venstre for å opprette en ny kunde.
Systemet er oppbygget på den måten at de fleste opplysninger som registreres på kunden blir synkroniserte med prosjektene. Synkroniserte felt er merket med en lysegrønn punkt. Du kan slå av synkroniseringen ved å fjerne krysset fra parameteren "Synkroniser kunde og prosjekt" i fliken Parametrer 2. Etter dette vil nye prosjekter som opprettes ikke at synkroniseres med kunden.
| Kunde-ID | Angi valgfri kundekode med maksimalt fire tegn. Vanligvis anvendes en forkortelse av kundenavnet. Kundekoden blir også den første delen i prosjektets ID. Klikk på OK. |
|---|
Generelt
| Internbenevnelse | Anvendes dersom kunden internt har et annet navn en den som skal utskrives på fakturaen. Internbenevnelse vises i kundelisten. |
|---|---|
| Navn | Fullstendig navn til kunden. Vises på fakturaer. |
| Avdeling | Felt for avdeling, c/o-adresse eller fortsettelse på kundens navn. Kan vises på fakturaer. |
| Gateadr./Postboks | Vises på fakturaer. |
| Postadress | Postadress, visas på fakturor. |
| Land | Anges på utlandskunder |
| Besøksadresse | Besøksadresse |
| Tel sentr | Telefon sentralbord |
| Faks sentr | Faxnummer sentralbord |
| Kundekontakt | Kontaktperson hos kunden |
| Tel dir | Direktenummer til kontaktpersonen |
| Fax dir | Faksnummer til kontaktpersonen |
| Mobil | Mobilnummeret til kontaktpersonen. |
| E-post | E-postadressen til kontaktpersonen. |
| Kortnavn | Forkortelse av kundens navn. Kan anvendes som søkealternativ til kundekode ved utskrift av visse rapporter. |
| Kundenummer | Kundens identitet i kundereskontroen. Dersom feltet las være blankt brukes kunde-ID som kundenummer i reskontroen. |
Parametrer 1
| Overkunde | Dersom flere kundekoder hører sammen, kan de kobles til hverandre gjennom en overkunde. F eks rapporter kan skrives ut pr. overkunde. |
|---|---|
| Prosjektsort | Den sort som er standard for kunden. Hentes automatisk til nye prosjekter, men kan endres. Anvendes til statistikk og grov gruppering av prosjektene. |
| Arbeidssort | Den sort som er standard for kunden. Hentes automatisk til nye prosjekter, men kan endres. Arbeidssorter anvendes til statistikk. |
| Kundekategori | Anvendes for statistikk. |
| Prosjektmerking 1 & 2 | Projektmärkning 1 & 2 är till för statistik. Hämtas till nya projekt men kan ändras. De kan användas för valfri typ av projektmärkning om övriga projektgrupperingar såsom projekt- och arbetstyp inte räcker till. |
| Kundeansvarlig | Person hos dere, som er ansvarlig for kunden. Velges fra medarbeiderregisteret. |
| Gruppe | Standardgruppe for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Gruppe anvendes mest hos selskaper med flere avdelinger eller hos konserner som deler prosjektregnskap - det angir då hvilken del av selskapet som eier prosjektet. Anvendes for statistikk. Programmet foreslår kundesansvarligs gruppe. |
| Kostnadssted | Standardkostnadssted for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Anvendes for oppdeling av faktureringsinntekter. |
| Kostnadsbærer | Standardkostnadsbærer for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Anvendes for oppdeling av faktureringsinntekter. |
| Kreditklasse | Kredittklasse for kunden kan angis. Vises under Prosjekter:
Kredittovervåking. |
| Kredittlimit | Kredittlimit for kunden kan anges. Vises under Prosjekter: Kredittovervåking |
Parametrer 2
| Språk | Det språk som kundefakturaene skal utskrives på. |
|---|---|
| Seneste prosjektnr | Systemet viser løpenummeret for det prosjekt som senest ble opprettet. |
| Timeføring | Avkrysses dersom prosjektene på kunden skal være tilgjenglige for timeføring i Marathon. |
| Konfidensielt | Kontakt Kalin Setterberg for informasjon over håndtering av hemmelige kunder/prosjekter i Marathon. |
| Kundeperspektiv | Anvendes ikke. |
| Ordrebekreftelse | Utskrift av ordrebekreftelse kan begjæres for alle prosjekter med ordrebekreftelse avkrysset. |
| Synk prosjekt med kunde | Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Anvendes for synkronisering av visse opplysninger mellom kunden og dess prosjekter. |
| Avr.kunde ved flerfirma | Brukes kun med flerfirmahåndtering. |
| Sperret | Kunder uten aktive prosjekter kan sperres |
Pris honorar
| Prisfaktor | Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres.. Prisfaktoren angir hvor mange prosent av timeprisen som skal gjelde |
|---|---|
| Debiteringssort | Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Debiteringstypen styrer om timeprisen skal hentes fra medarbeiderkoden eller fra arbeidskoden. For å kunne anvende avvikende prislister på kunder og på prosjekter må kunden/prosjektet anvende debiteringssort Medarbeidere. |
| Tillegg overtid | Kontakt Kalin Setterberg for informasjon om overtidshåndtering. |
| Avvikende priser | Standardpriser for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Se separat manual med mere informasjon over avvikende timepriser. |
| Oppdater prosjekter | Anvendes for å oppdatere et eller flere prosjekter med prisene, som er registrert på kunden. |
| Kopier fra | Anvendes for å kopiere inn avvikende timepriser fra en annen kunde. |
| I følge prisliste | Anvendes for å angi en sentral (allmenn) prisliste. Sentrale prislister finnes under System: Grunnregister/Pro/Avvikende timeprise |
Pris innkjøp
| Prisfaktor | Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Prisfaktoren angir hvor mange prosent av påslag som skal gjelde. |
|---|---|
| Prisliste innkjøp | Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Det er mulig å ha opp til fem prislister med forskjellige påleggsprosentsatser. Prislistene registreres på innkjøpskodene, der førts raden motsvarer prisliste 1 o.s.v. |
| Kapitalkostnadspåslag | tandardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres Kapitalkostnadspåslag anvendes for åpent påslag på innkjøp. |
Pris øvrigt
| Prisfaktor | Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Prisfaktoren angir hvor mange prosent av materiellkostnaden som skal gjelde. |
|---|---|
| Materialpåslag | Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. ateliermateriellpåslag kan angis pr. arbeidskategori med valgfritt beløp. Påslaget till kunde er styrt med en prosentsats. |
| Avvikende priser | Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Se separat manual for mer informasjon om avvikende timepriser. |
| Oppdater prosjekt | Anvendes for å oppdatere et eller flere prosjekter med de prosjekter som er registrert på kunden. |
| Kopier fra | Anvendes for å kopiere inn avvikende timepriser fra annen kunde. |
Fakturering
All informasjon i denne fliken blir automatisk foreslået på nye prosjekter.
| Faktureringsvaluta | Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres. Valutaer og valutakurser håndteres under System: Grunnregister/Generelt/Valutaer. |
|---|---|
| Moms | Standardvalg for kunden, hentes til nye prosjekter men kan endres.. Mva. – koden styrer hvilken mva det skal være på fakturaen: |
| *Innenriks mva Kunde som er mva. – pliktig innen for landet, må debiteres mva. | |
| *Innenriks mva. – fri Kunde som ikke er mva. – pliktig og ikke må debiteres mva. | |
| *Utenlands, utom EU Kunder utenfor EU, må ikke debiteres mva | |
| *Utenlands innenfor EU Kunder innenfor EU, må ikke debiteres mva. | |
| *Ikke honorar Mva. – pliktige innenriks kunder uten mva. på honorar | |
| *Internt Intern avregning innenfor mva. – konsern (redevises ikke på mva.deklarasjon) | |
| Mva-sats | Mva. – satser håndteres iSystem: Grunnregister/Generelt/Mva. |
| VAT-nummer | VAT-nr må oppgis for kunder med mva. – koden Utenlands innenfor EU. |
| Betalingsbetingelser | 0 – 999 kredittdager kan registreres |
| Løpende måned + oven | Angis dersom betalingsbetingelse ska regnes fra den første i nestkommende måned. |
| Tillat sam.fakturering | Dersom samlefakturering tillates kan flere prosjekter som tilhører samma kunde faktureres på en felles faktura. |
| Faktureringsgebyr | Brukes for kunder som skal tillegges et faktureringsgebyr. For dette behøves en øvrigt-kode for faktureringsgebyr. Den registreres og angis i parametrene under System: Grunnregister/Pro/Parametrer/Fakturering. |
| Fakturanivå | Anvendes ikke |
| Laveste fakturanivå = 2 | Anvendes ikke |
| Bruttofaktura | Anvendes ikke |
| Antall timer | Angis dersom timer skal spesifiseres på fakturaen. |
| Timepris på fakt.nivå 1B | Angis dersom timepris skal spesifiseres på fakturaen. |
| Sammenligning | Oppgis dersom noen sammenligningstall kan utskrives på fakturaen. |
| Oppdelt på H/I/Ø | Oppgis dersom sammenligningstallene skal vises oppdelt på Honorar, Innkjøp og Øvrigt. |
| E-post för fakturaer | Dersom e-postadresse angis, kan fakturaene sendes til adressen automatisk ved fakturering. Husk, at også akontoavregninger og kreditnotaer sendes. |
E-dokument
Innstillinger for E-fakturering. Kontakt Kalin Setterberg for mer informasjon .
Team
| Medarbeidere | Team er de medarbeidere som arbeider med kunden, anvendes bl.a. ved konfidensielle prosjekter. |
|---|---|
| Stilling | Stilling kan utskrives på fakturaer. Stillinger opprettes i System: Grunnregister/Pro/Stillinger og kan angis på medarbeideren. |
Autorisasjon
Særskilt innstilling for autorisasjon til kunde. Angi de medarbeidergrupper, arbeidsgrupper og/eller medarbeidere som skal være autoriserte til kunden.
Bemerk at visse sorters autorisasjon kan overskride begrensningen for autoriserte som er registrerte her. Kontakt Kalin Setterberg for mer informasjon.
Egne felt
Egne felt for kundeopprettelse kan legges inn i System: Grunnregister/Generelt /Parametrer.
Kontakt Kalin Setterberg for mer informasjon
Opprettelse av prosjekter
Prosjekter registreres i System: Grunnregister/Pro/Kunder-Prosjekter.
Dersom systemet er innstilt for Prosjekter: Spørsmål. De felt som skal være aktive i System bestemmes i System: Grunnregister/Pro/Paremetrer, fliken Kunder og projekter i tabellen Begreper ved prosjektopplegg.
Marker kunden og velg Ny på prosjektsiden.
Prosjektidentiteten består av kundekoden og et løpenummer med fire sifrer. Dersom automatiske prosjektnummer anvendes, får det nye prosjektet neste ledige nummer. Dersom automatiske prosjektnummer ikke anvendes, skriver du inn nummer manuelt.
Flere av prosjektopplysningene hentes fra kunderegistret og dersom de må endres for ett spesifikt prosjekt, må krysset fjernes fra innstillingen "Synkroniser Prosjekt med Kunde" under fliken Parametrer 2.
Generelt
| Benevnelse | Prosjektets benevnelse, vises på fakturaer. |
|---|---|
| Projektbeskrivelse | Beskrivelse av prosjektet, vises ikke på fakturaer. |
| Spesiell fakturatekst | Kan anvendes for tekst som ska utskrives på alle fakturaer fra prosjektet. Teksten hentes da til nye fakturaer automatisk med mulighet for å endre eller fjerne den. |
| Prosjektleder | Prosjektet sin prosjektleder. Hentes fra medarbeiderregistret. |
| Produksjonsleder | Prosjektet sin produksjonsleder. Hentes fra medarbeiderregistret. |
| Vår ref på faktura | Anvendes dersom en annen referanse en prosjekt- eller produksjonsleder skal stå på fakturaen. |
| Master | Masterprosjekter anvendes for enkelt å kunne trekke statistikk for flere prosjekter. |
| Kampanje | Anvendes fremst av firmaer som bruker både Medie- og Prosjektmodulene i Marathon. Kampanje kan anvendes for å samle budsjetter og prosjekter under en og samme kampanje. |
| Deadline | Deadline for prosjektet. |
| Fakturadato | Planlagt fakturadato for prosjektet. Kan også angis pr. enkelt faktura. |
| Sluttdato | Sluttdato for prosjektet. |
Kontakt
Se under Kontakt for kundeopprettelse General.
Dersom et prosjekt skal faktureres til en annen mottakeradresse enn adressen til kunden, anbefales at Fakturakunde anvendes. Se kapitel for Fakturakunde.
Parametrer 1
| Sort | Prosjektsort, hentes fra kundeposten men kan endres. |
|---|---|
| Arbeidssort | Opp til tre arbeidssorter kan angis. |
| Kategori | Hentes fra kunde, anvendes for statistikk |
| Prosjektmerking 1 & 2 | Angis på prosjektet(dersom kunden ikke alltid ska merkes opp med samme merking) |
| Gruppe | Hentes fra kundeposten, kan endres |
| Kostnadssted | Hentes fra kundeposten |
| Kostnadsbærer | Hentes fra kundeposten |
Parametrer 2
| Språk | Prosjektet sitt språk. Anvendes ved utskrift av fakturaer. |
|---|---|
| Timeføring | Avkrysses dersom prosjektet skal vises og anvendes i Timeføring |
| Konfidensielt | Avkryss dersom prosjektet skal være konfidensielt- Anvendes i kombinasjon med andre systeminnstillinger, kontakt Kalin Setterberg for mere informasjon. |
| Autorisasjon til katalog | Alle: Ved konfidensielle prosjekter vil kun prosjektledere, produksjonsledere, kundeansvarlig og de med autorisasjon se prosjektene på denne kunde.
Team: Teamet og oven nevnte er autoriserte til prosjektet |
| Ordrebekreftelse | Kan utskrives for alle prosjekter med ordrebekreftelse avkrysset. |
| Orderbekr. utskreven | Viser utskriftsstatus |
| Synk. prosjekt med kunde | Avkrysses dersom prosjektopplysningene skal være samme som opplysningene på kunden. |
Pris honorar
| Fast pris honorar | vises i rapporter og i Prosjekter: Spørsmål |
|---|---|
| Prisfaktor | Angi hvor mange prosent av timeprisen som gjelder |
| Debiteringssort | Debiteringssorten styrer om timeprisen skal hentes fra medarbeiderkoden eller fra arbeidskoden. For å kunne anvende avvikende prislister på kunder og på prosjekter må kunden/prosjektet anvende debiteringssort Medarbeidere. |
| Avvikende timepriser | For å kunne anvende avvikende timepriser må Avvikende timepriser være avkrysset på prosjektet. Dersom prosjektet er synkronisert med kunden, hentes opplysningene derifra.
Se separat manual for mer informasjon om avvikende timepriser. |
| Kopier fra kunde | En avvikende timepris kan kopieres inn på prosjektet. |
See separate manual about special prices in Marathon
| Copy from client | You can copy a special price from the client |
Pris innkjøp
| Fast pris innkjøp | Den faste prisen vises bl.a. i rapporter |
|---|---|
| Prisfaktor | Angi hvor mange prosent av påslag på innkjøp som skal gjelde |
| Prisliste innkjøp | Ett prosjekt kan ha opp till fem forskjellige prislister med forskjellige påleggsprosentsatser. Disse må først aktiveres i parametrene. |
Velg siden nummer for den prislisten, som skal anvendes. Nummeret vises på innkjøpskodene.
| Kapitalkostnadspåslag | Åpent påslag på innkjøp |
|---|
Price Other
| Quoted price other | Shown in reports among other things |
| Price factor | State how many percent of the material cost that shall concern this client |
| Material mark-up | You can add optional mark-ups on some job categories: here the mark-up is governed by a percentage rate |
| Special prices | Special prices on a client is automatically coming to the client’s projects. If the special prices’ list concerns all codes, write * in the code field. Otherwise, write the other codes with special prices. |
| Update project | All projects will be updated with the new price |
| Copy from client | Possibility to copy special prices from the client |
Invoicing
| Invoicing currency | The client’s invoicing currency (managed in Backoffice: Base registers/General/Invoices) |
| VAT | The Vat code manages the vat stated on the invoice. |
| VAT rate | The Vat rate of the company |
| VAT-number | For foreign clients within the EU. |
| Terms of payment | 0 – 99 credit days can be stated. |
| Current month + above | Possibility to count terms of payment from the first day of the next month |
| Allow coll inv | Several projects belonging to the same client can be invoiced in one common invoice |
| Invoicing fee | If the project shall have an invoicing fee, state it here. The fee must have an other –code, registered and stated in Backoffice: Base registers/Pro/Parameters/Invoicing) |
| Invoice level | Not in use |
| Lowest inv level =2 | Not in use |
| Gross invoice | Each invoice increases the amount and shows a row with earlier invoiced |
| Hours | Check if the invoice shall show hours |
| Hourly rate on … | Check if the invoice shall show hourly rates |
| Comparison | Select optional comparison alternative. |
| Divided in … | The comparison amounts can be divided into fees, purchases or shown as a total |
| E-mail for inv.. | Invoices can be sent directly to the stated email address. Note, that also pre-invoice deductions and credit invoices will be sent. |
E-document
Settings for e-invoicing. Contact Kalin Setterberg for more information.
Team
Employees Select the employees that form the team. Team can be useful for example in confidential projects.
Occupation If the employee’s occupation shall be printed on the invoice, write, select one here. Occupations are registered in Backoffice: Base register/Pro/Occupation.
Optional project codes
Optional codes can be stated in 04-10-90-54, these can also be activarted for project setup in Frontoffice: Client and Projects.
Own fields
Own fields aor project setup can be stated in Backoffice: Base registers/general/parameters. These fields can be shown in the summary in Frontoffice: Client and project.
Invoicing client
If projects on the same client have different addresses for the invoices, an invoicing client should be created. That way different client numbers will be used for one client in the Sales Ledger. If you only change the address in the project, the address will be changed in the sales ledger and bookkeeping every time a new invoice is updated, which dcan be problematic in case of reminders or interest invoices.
Register invoicing clients in Backoffice: Base registers/Pro/Invoice clients.
When the registration is done, write the client number on the project in Backoffice: Base registers/Pro/Clients by searching for it in the search box. The new address will now be used on the project.
Collective client
Collective clients are used for statistics of several clients that belong together.
Register collective clients in Backoffice: Base registers/Pro/Collective clients and connect to clients in Backoffice: Base registers/Pro/Clienst, under the tab General. Collective clients can be connected to collective clients for more dimensions (collective collective clients)
Example: The client VOLVO exists in Sweden, Norway, Denmark and Finland and there are many offices in all countries. Each office is a client in Marathon. All offices in the country are connected to a collective client per country. The countries can, in turn, be connected to a collective client that covers the whole Volvo group.
To register a new collective client, click New. Write code and name and possible client manager, group, category, collective client and team. Team can be printed out as a column in the project reports.
